Você já reparou que grande parte dos problemas dos escritórios de advocacia não têm relação com o exercício do Direito? Em algum momento, desde o fim da faculdade até a criação do seu escritório, você deve ter se deparado com uma realidade para a qual não se preparou: o cuidado com os casos e processos não seria sua única preocupação e, talvez, nem a mais trabalhosa. Existem, além dessa, várias outras questões que precisam de foco, estratégia e um bom plano de ação. Uma delas, diretamente relacionada a organização e produtividade, é a gestão de projetos para advogados.
Se você está se perguntando o que gestão de projetos tem a ver com a advocacia, nós vamos explicar já já! Mas antes, observe as situações a seguir e veja se alguma lhe parece familiar.
Em escritórios menores e no dia a dia dos advogados autônomos é comum que todos façam várias tarefas – algumas relacionadas à administração do negócio e outras diretamente ligadas ao atendimento dos clientes, certo? E, muitas vezes, para não perder tempo, a divisão de atividades acontece com poucos critérios e se dá mais pela urgência do que pela escolha da melhor estratégia. Na falta de priorização, organização e alinhamento, o mais importante é garantir que todos os prazos processuais sejam cumpridos. É mais ou menos assim?
E se a organização da rotina e das atividades do escritório fossem baseadas em modelos de gestão de projetos para advogados? Para ajudar a tornar sua rotina mais produtiva, resolvemos abordar dois métodos que usamos aqui na Aurum e que podem facilitar a delegação de tarefas e a organização dos processos de trabalho aí no seu escritório.
Mas antes de tudo: o que é um projeto?
No contexto apresentado, um projeto pode ser entendido como o conjunto de ações necessárias para a realização de um produto ou serviço. Todo projeto segue a um objetivo. Alguns são temporários, com início, meio e fim – nesse caso, o projeto é encerrado após uma entrega. Outros têm um ciclo de vida constante e repetitivo, que resultam várias entregas funcionais.
Entendido o conceito de projeto? Então, vamos aos métodos!
Método cascata de gestão de projetos para advogados
Também conhecido como modelo clássico ou tradicional, o método cascata é usado, normalmente, para coordenar projetos que possuem um problema bem definido e que podem ser facilmente divididos em etapas ou tarefas. Nesse caso, o problema pode ser a necessidade de definir o perfil do seu público-alvo, descobrir seu nicho de mercado e até realizar um evento.
A característica que mais define o modelo cascata é que as atividades são sequenciais, sistemáticas e interdependentes. Ou seja, para chegar ao objetivo final, é preciso passar por etapas relacionadas entre si: só é possível ir para a segunda depois de terminar a primeira, e assim por diante.
Como fazemos
Aqui na Aurum, iniciamos um projeto para afeiçoar a definição do nosso público-alvo e conhecer melhor as pessoas que se relacionam com a nossa marca (você!). Por ser um projeto com um problema bem definido, ter etapas “encadeadas” – a saída de uma é a premissa para a próxima – e um ciclo fechado com começo, meio e fim, optamos por desenvolvê-lo com o método cascata. Fizemos um “bom e velho” cronograma e destrinchamos todas as tarefas necessárias para resolver o problema proposto. Cada uma recebeu um prazo de realização ou entrega.
Aliás, estamos agora na etapa de coleta de dados. Que tal nos ajudar a avançar para a próxima fase? É só responder ao questionário que fizemos. É anônimo, de graça e rapidinho! 😛
Fica a dica: uma ferramenta que nos ajuda bastante a organizar e gerir o projeto é o Gantter, uma aplicação para Google Drive. Nós recomendamos porque, além de gratuita, ela é muito útil para projetos desenvolvidos em cascata.
Método cascata: modo de usar
Por ser um modelo clássico e tradicional, você já deve tê-lo usado sem nem perceber. Mas um problema que pode ser melhor resolvido com o método cascata é o controle de prazos processuais. Afinal, a realização de um prazo depende de várias outras tarefas e o não cumprimento de qualquer etapa implica na não resolução do problema principal.
O modelo cascata torna o papel do gestor de projeto bastante necessário. É ele quem deve delegar tarefas, sugerir alterações e acompanhar o desenvolvimento das atividades. Como exemplo prático do modelo, podemos mencionar o controle avançado de prazos do plano PRO do Astrea. Construído em torno do entendimento do método cascata, o Astrea trata cada prazo como se fosse um mini projeto e permite que o gestor se mantenha sempre informado sobre o andamento das tarefas.
Deu para entender o modelo cascata? Agora, vamos para o próximo…
Método iterativo e incremental
Muito comum no desenvolvimento de software, o modelo iterativo existe há mais de 15 anos e é uma das bases do Manifesto Ágil, um documento que, se não fosse tão pequeno e apenas virtual, poderia ser considerado o Vade Mecum dos times ágeis. Já abordamos melhor esse tema no texto sobre como é possível usar usar as premissas e valores do desenvolvimento ágil em outras áreas, como, por exemplo, em um time de marketing ou em equipes de um escritório de advocacia.
O modelo iterativo criou um novo jeito de entender e gerenciar projetos que lidam com situações imprevisíveis e não lineares. Além disso, ele incentiva maior envolvimento das pessoas e abre espaço para uma dinâmica de cocriação.
Enquanto o modelo cascata é focado em projetos sequenciais, com começo, meio e fim, o modelo incremental propõe um ciclo de atividades menor e constante. A ideia é que esse ciclo se repita várias vezes e, no fim de cada um, haja uma entrega funcional.
Mas o que é iteração e o que são incrementos?
Bom, iteração é o nome que se dá a essa repetição cíclica e contínua. Já as pequenas entregas de cada ciclo são chamadas de incrementos. Na prática, cada iteração deve entregar uma parte útil do projeto.
O objetivo, com isso, é coletar feedbacks rapidamente e consertar falhas o quanto antes. Dessa forma, o projeto é aperfeiçoado a cada ciclo.
Como fazemos
Aqui na Aurum, todas as atividades que podem ser divididas em tarefas menores são entendidas como projetos. Este texto, por exemplo, antes de chegar até você, já foi um projeto. Para desenvolvê-lo, identificamos o problema (informar nossos leitores sobre os melhores métodos de gestão para advogados) e sugerimos uma solução (escrever um artigo para abordar os melhores métodos de forma exemplificada). Depois, listamos todas as atividades necessárias para alcançar o objetivo (pesquisa interna e externa, rascunho, redação, revisão, conteúdo para compartilhamento em mídias, escolha de imagem, e, finalmente, a publicação).
Cada etapa do projeto gerou uma entrega, que foi exposta e discutida com o time para que o artigo se mantivesse alinhado à proposta inicial e não houvesse surpresas ao final. O resultado são essas linhas de texto pelas quais você passeia com os olhos. Nem todas as atividades que listamos ali em cima foram feitas pela mesma pessoa. Cada membro do time teve a liberdade de “puxar” alguma tarefa, de acordo com a sua expertise ou com o tempo disponível.
Apesar de dar o projeto como concluído, ele é sempre passível de melhorias e alterações. Para isso, investimos na iteração. Avaliamos se o resultado final cumpriu com os objetivos, consertamos algum erro que possa ter passado despercebido e melhoramos o conteúdo à medida que surgem feedbacks dos leitores. Usamos a produção deste artigo como exemplo, mas esse ciclo acontece na maioria das nossas atividades.
Método iterativo e incremental: como você pode fazer?
Esse tipo de metodologia é bem interessante para escritórios que possuem equipes multidisciplinares, nas quais uma pessoa pode complementar ou fazer o trabalho da outra. É uma boa maneira de manter o time integrado e gerenciar os projetos de forma mais orgânica. Afinal, diferente do modelo cascata, o método iterativo, apesar de “pedir” algum comportamento de liderança por parte do time, não necessita de alguém designado exclusivamente para a gestão do projeto.
Que tal aplicar esse modelo em atividades rotineiras, como a redação de peças, a produção de conteúdos de marketing jurídico e resolver várias outras questões relacionadas à gestão do escritório? 😉
Modelo cascata + método iterativo e incremental: quando usar
Um dos pontos positivos de pegar “emprestadas” algumas metodologias de outras áreas é poder adaptá-las com mais liberdade. No desenvolvimento de software, por exemplo, dificilmente quem utiliza o modelo cascata conseguiria se adaptar ao iterativo e incremental, e vice versa. Porém, em outras realidades, como a dos escritórios de advocacia, os dois modelos podem se complementar e funcionar bem juntos. Isso, claro, se levarmos em consideração algumas ressalvas.
Enquanto o modelo cascata funciona bastante para projetos de escopo fechado, ele pode causar problemas para equipes que trabalham de maneira complementar. Imagine como seria se, em todos os projetos, você precisasse esperar os membros da equipe terminarem suas tarefas para que pudesse executar a sua? O tempo gasto nessa espera poderia ser utilizado para antecipar tarefas ou ajudar no cumprimento de alguma atividade mais complexa, por exemplo.
Como falamos anteriormente, o controle de prazos funciona perfeitamente no modelo cascata. Mas, para outros tipos de atividades, “quebrar” um pouco a estrutura engessada pode ajudar você a encontrar o equilíbrio entre qualidade de gestão e o melhor aproveitamento do tempo. A combinação pode resultar em mais produtividade para você e para sua equipe. 😉
